Условия признания расходов на УСН в 2025 году

Налогоплательщики, избравшие УСН, могут выбрать один из двух вариантов объектов налогообложения: «доходы» или «доходы, уменьшенные на величину расходов». Принять затраты в расходы при выборе последнего вида объекта налогообложения при УСН можно только при определенных условиях.

Главным правилом учета расходов по УСН является то, что расходы должны быть экономически обоснованными и документально подтверждёнными. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Например, транспортная компания может смело включать в расходы, учитываемые при исчислении налоговой базы, покупку грузового автомобиля, а вот затраты на покупку спального гарнитура включить не сможет.

Налогоплательщики, применяющие упрощенную систему налогообложения, обязаны вести учет доходов и расходов для целей исчисления налоговой базы по налогу в Книге учета доходов и расходов (далее – Книга). В ней, помимо сведений о полученных доходах и произведенных расходах, должна содержаться информация о первичных документах, которые подтверждают эти данные.

Нередко в Книге можно увидеть такие ошибки,  как  доход при безналичной оплате указан за вычетом комиссии банка – эквайера, или в расходах УСН учтены затраты, которых нет в  перечне из ст. 346.16 НК – например, штрафы и пени по налогам.

Налогоплательщики, применяющие УСН и выбравшие в качестве объекта налогообложения доходы, уменьшенные на величину расходов, при определении налоговой базы вправе учесть суммы налогов и сборов, уплаченные в соответствии с законодательством о налогах и сборах, за исключением суммы налога, уплаченной в соответствии с главой 26.2 НК РФ (пп. 22 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). То есть сумма налога, уплаченного в связи с применением УСН, в расходах не учитывается.

Но еще чаще выявляется то, что налогоплательщики учитывают в расходах затраты, на которых у них нет документальных подтверждений. Отсутствие первичных документов считается грубым нарушением правил учёта доходов и расходов (ст. 120 НК РФ). Так,  например, в рамках камеральной налоговой проверки декларации УСН за 2024 год была выявлена высокая доля налоговых вычетов (расходов). Для детального анализа было выставлено истребование о представлении документов, как Книга учета доходов и расходов  авансовые отчеты за выданные под отчет наличные денежные средства от сотрудника, кассовые чеки, товарные чеки, приходные кассовые ордера, счет - фактуры, товарные накладные и другие документы к авансовым отчетам.

Налогоплательщиком представлены авансовые отчеты, товарные накладные, кассовые чеки, квитанции к приходному кассовому ордеру. При этом по двум контрагентам представлены только товарные накладные за оплату фруктов и овощей за наличный расчет на общую сумму 18 710 934 рублей. Первичные документы к данным накладным, подтверждающие оплату за наличный расчет – кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, или иной бланк строгой отчетности, подтверждающие оплату, не представлены.

Таким образом, установлено завышение расходов в декларации по УСН за 2024 год на сумму 18 710 934 руб., что в нарушение ст. 346.18 НК РФ привело к занижению налоговой базы на 18 710 934 руб. и занижению суммы налога в размере 2 233 364 руб.

В итоге налогоплательщик представил уточненную налоговую декларацию по УСН и доплатил налог в размере 2 233 364 рубля.

Поэтому чтобы в полном объеме признать понесенные экономически обоснованные расходы при определении налоговой базы по УСН и избежать доначислений, необходимо работать с добросовестными поставщиками, которые оформляют все необходимые документы, составленных в соответствии с требованиями законодательства РФ. Особенно когда оплата проходит за наличный расчет.

Обращаем внимание, что с 2026 года перечень расходов, учитываемых при УСН с объектом «доходы, уменьшенные на величину расходов», становится открытым. При этом расходы определяются по правилам, которые установлены для налога на прибыль. При определении налоговой базы по налогу на прибыль в составе расходов можно учесть любые затраты, если они соответствуют положениям ст. 252 НК РФ и не поименованы в ст. 270 НК РФ (письмо Минфина России от 11.02.2025 № 03-03-06/1/12032).

Специалист 1 разряда

Аминева З.И.

Межрайонная ИФНС России №3

по Республике Башкортостан

Отдел камеральных проверок №4